応募が来たら遅くとも24時間以内にメール

応募が来たらすぐに面接設定の案内メールを送信しましょう。目安は24時間以内です。応募者は同時に複数法人に応募しています。早く連絡が来た方から選考を受ける傾向が強いため、競合法人より先に面接設定を行うことが重要です。

＜応募者の行動と心理＞
（行動）
・複数法人に応募
・連絡が来た順に面接
（心理）
・連絡が早いと好印象
・早く決めたい

面接候補日は応募後3～7日以内に設定

応募直後は意欲が高く、勢いそのままに面接を実施するのが採用成功の秘訣です。応募から時間が経過するとともに面接の実施率は下がってしまいます。できるだけ早く、遅くとも7日以内の候補日を提案しましょう。

3つの候補を提示すると決まりやすい

面接の候補日は選択肢を示した方が応募者が返信しやすくなります。日程候補の数は「3つ」がベストです。その際、時間帯は幅を広くしておくとさらに決まりやすいのでおすすめです。

メールも見た目が9割！わかりやすさがポイント

ひとの第一印象は「見た目で9割が決まる」という話があります。これはメールでも同様。開封される、返信が来るメールの明暗を分けるのは第一印象です。後回しにされないように件名は要件がひと目でわかる、本文は適度な余白や簡潔で読みやすい文章で送ることが重要です。

◆面接日程調整メールの件名と本文◆

件名

面接日程のご案内 ※ご返信お願いします(有料老人ホーム 〇〇ケア芝公園)

本文

〇〇様 はじめまして。〇〇ケア芝公園、採用担当の◎◎です。
この度は、ご応募ありがとうございました。早速ですが、ぜひ面接にお越しいただきたく、連絡を差し上げました。以下の日程でご都合はいかがでしょうか。

【日程・時間】
・2/2 (木) 10:00～15:00スタート
・2/4 (土) 13:00～17:00スタート
・2/6 (月) 11:00～15:00スタート

【場所】
〇〇ケア芝公園 ※最寄り駅：地下鉄「芝公園」徒歩8分、「大門」徒歩10分

【ご連絡事項】
・所要時間は1時間を予定しております
・履歴書(写真不要)、職務経歴書をご持参ください
・上記日程でご都合が合わない場合は、ご遠慮なくご希望の日時を教えてください

それでは、ご希望日程の返信をお待ちしております。

【面接に関するご連絡はこちらまで】
株式会社△△ケア有料老人ホーム〇〇ケア芝公園：採用担当◎◎
電話：03-0000-0000 メール：[email protected]
ホームページ：https://xxxxx.co.jp/saiyo

面接日程設定メール：6つのポイントを詳しく解説

【1】件名：用件と差出人が一目でわかる件名（面接日程/返信必要）にすることで開封されやすくなります。

【2】書き出し：担当者名、応募のお礼、面接に来てほしいとの熱意を伝えます。

【3】日程：時間日程は3つ、時間は幅広く設定しておくと選びやすくなります。

【4】場所：応募者が移動時間を計算しやすいよう住所や最寄り駅を記載しておくと親切です。

【5】連絡事項：連絡事項は箇条書きで簡潔に。提案日時以外の面接にも対応すると機会を逃しません。

【6】署名：問い合わせができるよう電話とメール両方を記載しておきましょう。

ドタキャンを防ぐ！リマインドメール

宿泊やレストランを予約した際に、予定日が近づくと確認のメールが送られてきます。リマインドメールと呼ばれるこの仕組みを面接にも活用しない手はありません。採用側も応募者も面接日時を再確認でき、事前準備にも役立ちます。前日に送りましょう。

◆リマインドメールの件名と本文◆

件名

【明日2/6(月) 13時】面接のご連絡(有料老人ホーム 〇〇ケア芝公園)

本文

〇〇様 こんにちは。〇〇ケア芝公園、採用担当の◎◎です。
明日の面接につきまして、念のため確認のご連絡を差し上げました。

【日程・時間】
・2/6 (月) 13:00スタート

【場所】
〇〇ケア芝公園 最寄り駅：地下鉄「芝公園」徒歩8分、「大門」徒歩10分
※△△通りの××銀行の角を曲がって80ｍほど先です。

【ご連絡事項】
・所要時間は1時間を予定しております
・履歴書(写真不要)、職務経歴書をご持参ください
・受付で採用担当◎◎をお呼び出しください

それでは、〇〇様にお目にかかれますことをお待ちしております。当日はお気をつけてお越しください。

※面接日程の変更をご希望の際は、ご連絡ください。再調整いたします。

【面接に関するご連絡はこちらまで】
株式会社△△ケア有料老人ホーム〇〇ケア芝公園：採用担当◎◎
電話：03-0000-0000 メール：[email protected]
ホームページ：https://xxxxx.co.jp/saiyo

リマインドメール：6つのポイントを詳しく解説

【1】件名：「要件＋日にち＋曜日＋時間」を記載すると伝わりやすい ※悪い例：面接の件

【2】書き出し:大切な連絡がすぐに見れるよう、書き出しの文章は短くまとめましょう。

【3】日程・時間：日付、曜日、時間はすべて記載しましょう。24時間表記にすると勘違いを防げます。

【4】場所：道順、目印などを記載すると応募者が迷わずに来ることができます。

【5】連絡事項：持ち物や担当者名を記載することで応募者の不安を軽減できます。

【6】署名：連絡先があると連絡なしのキャンセルを防ぐ効果があります。また面接の再設定がしやすくなります。

応募をムダにしないために

応募者は同意に複数応募をするケースが多く、連絡が来た順に選考を受ける傾向があります。スピーディーな連絡と適切な案内をすることで、面接日程が決まりやすくなります。せっかくの貴重な応募の面接ができないのはとてももったいないことです。また、応募者は職場の雰囲気を気にしています。丁寧なメールや電話の対応、柔軟な面接日程の調整を心がけましょう。