介護・障がい事業所においては、採用活動は必要不可欠です。しかし、新型コロナウイルス感染症の影響により、従来の面接や採用活動に制限が生じています。そこで、オンラインツールやリモート面接などを活用したオンライン採用が注目されています。
本記事では、介護・障がい事業所の人事担当者の方々に向けて、オンライン採用のメリットや活用できるツール、リモート面接のポイント、課題と対策、成功事例などを紹介し、オンライン採用による採用活動の運営に役立てていただけるようにご紹介します。
オンライン採用に必要なツールの紹介
オンライン採用には、選考プロセスをスムーズに進めるために必要なツールがあります。特に、ビデオ会議ツールを使いこなすことで、場所や時間にとらわれることなく面接や選考を進めることができます。ビデオ会議ツールの種類と特徴を把握し、スケジュール調整がしやすいツールを選ぶことが重要です。
ビデオ会議ツールの種類と特徴
ビデオ会議ツールは、リモートで面接や面談を行う際に欠かせないツールです。代表的なツールとしては、Zoom、Microsoft Teams、Google Meetなどがあります。それぞれのツールには以下のような特徴があります。
・Zoom
世界的に普及しているビデオ会議ツールで、オンラインでのビデオ会議やウェビナーなどのコミュニケーションを行うためのアプリケーションです。画面共有やチャット機能などを備え、多人数での参加も可能です。無料版もありますが、時間制限があるため、長時間の面接を行う場合は有料版が必要になります。
・Microsoft Teams
Microsoft Office365に含まれるビデオ会議ツールで、Teamsの他にも、メッセージ機能やファイル共有など多くの機能があります。面接の録画が可能であるため、後日再度確認することができます。
・Google Meet
Googleが提供するビデオ会議ツールで、GmailやGoogleカレンダーなどのGoogleサービスと連携がしやすく、専用のアプリケーションは必要なくWebプラウザ上で行う点が魅力です。人数が3～100人の場合は60分間の時間制限がありますが、2人までのビデオ通話は24時間行うことができます。
これらのツールはどれも基本的な機能は同じですが、利用料金や機能面などで違いがあります。使いやすいツールを選ぶことが、面接や面談の円滑な進行につながります。使う頻度に合わせて、どのツールを使うか検討しましょう。
リモート面接の前準備
リモート面接においては、面接官に求められる役割や責任、必要な機材や環境など、従来の面接とは異なる準備が必要です。普通の面接との違いを意識し、共通点と異なりを把握することで、面接が意義のあるものになります。
面接官の役割と責任
リモート面接においても、面接官は採用プロセスの中で重要な役割を担います。面接官は、応募者にとって安心感を与え、採用プロセスがスムーズに進むように支援することが求められます。具体的には、以下のようなことが挙げられます。
- 応募者がスムーズにリモート面接に参加できるように、面接の日時やURLを事前に伝える
- 応募者に対して、面接官の情報や役割、面接の進め方などを説明する
- リモート面接中に生じるトラブルに対応するために、常に準備をしておく
必要な機材と環境の整備
リモート面接に必要な機材と環境は、以下のとおりです。
- ビデオ会議システム
- マイクとスピーカー、あるいはヘッドセット
- ウェブカメラ
- 安定したインターネット接続
- 静かで落ち着いた環境
面接官は、ビデオ会議システムを選定し、必要な機材や環境を整える必要があります。また、応募者にも、ビデオ会議システムの使い方や必要な機材、環境などを事前に伝えておくことが重要です。
リモート面接には、面接官と応募者がスムーズにコミュニケーションを取るために必要な機材と環境の整備が必要です。また、応募者が面接に専念できるような環境を整えることも重要です。しかし、適切な機材や環境の整備がうまくいかない場合、面接が中断する、不安を抱かせるなどのリスクがあります。そのため、面接前に必要な機材や環境の確認を行い、応募者に対してリモート面接の進め方や注意点を事前に説明することが望ましいでしょう。
リモート面接のポイント
リモート面接においても、応募者の能力や適性を正しく評価するためには、面接官と応募者の距離感の調整やコミュニケーションの工夫が必要です。ここでは、リモート面接でのポイントを解説します。
面接官と応募者の距離感の調整
リモート面接では、対面の場合と異なり、直接会って話すことができないため、面接官と応募者の距離感が大きくなってしまいがちです。このため、面接官は、積極的に話題を振ったり、応募者の発言に対して積極的に反応することで、コミュニケーションを円滑にするように心がけましょう。
面接官の話し方や姿勢の工夫
リモート面接では、声や表情、仕草が重要な意味を持つため、面接官は明るく親しみやすい話し方や、姿勢に気をつけることが求められます。背景には清潔感のある部屋や仕事風景が映るようにすることで、印象を良くすることができます。リモートの都合上、どうしても対話における身体的なコミュニケーションが制限されるため、面接官は言葉の意味を伝える声のトーンやリズムによって、相手に好印象を与えることが必要です。リモート面接におけるコミュニケーションの円滑化に配慮しましょう。
応募者のプレゼンテーションや質問対応の評価方法
リモート面接では、応募者がスムーズにプレゼンテーションや質問に答えられるかどうかも重要な評価ポイントとなります。面接官は、応募者が表現したい内容が明確に伝わっているかどうかや、質問に対して適切に答えることができているかどうかをチェックしましょう。
以上が、リモート面接におけるポイントです。面接官は、オンラインツールの使い方だけでなく、リモート面接でのコミュニケーションにも注意を払い、応募者の能力や適性を正確に評価するように心がけましょう。
オンライン採用の課題と対策
オンライン採用は、人材採用においてますます重要な方法となっています。しかし、オンライン採用にはいくつかの課題が存在します。ここでは、オンライン採用の課題とそれに対する対策について解説します。
オンライン採用での評価方法の見直し
オンライン採用においては、応募者の能力や適性を正確に評価するための方法が異なります。例えば、面接官の目の前で行うことができる筆記試験やグループディスカッションなどがオンライン上で実施することは困難です。そのため、オンライン採用での評価方法を見直し、より適切な方法を考える必要があります。
コミュニケーション不足を解消するための工夫
オンライン採用では、対面の場合と異なり、コミュニケーション不足が生じることがあります。面接官が応募者の表情や仕草を見ることができず、応募者も面接官の反応がうかがい知れないため、会話がスムーズに進まないことがあります。そのため、面接官は、質問の仕方や伝え方に工夫を凝らすことが必要です。また、応募者にも、適宜質問をして面接官とのコミュニケーションを深めるように心がけましょう。さらに、オンライン採用の前に、面接官と応募者が事前にコミュニケーションをとることで、相互理解を深め、スムーズな面接を実現することができます。
以上が、オンライン採用における課題とその対策です。課題を把握し、対策を講じることで、より円滑なオンライン採用を実現することができます。
オンライン採用成功事例の紹介
例えば、A社はオンライン採用を導入した結果、従来よりも優秀な人材を獲得することができました。その理由は、以下のような点にありました。
・採用フローの見直し
書類選考から面接までの期間を短縮しスピード感をもって採用活動に取り組みました。また、採用担当者が従来よりも積極的にコミュニケーションをとることで、応募者との距離感を縮め、信頼関係を築くことができました。
・デジタルツールの活用
ビデオ面接やチャットツールを活用することで、応募者ともスムーズにコミュニケーションをとることができました。また、プレゼンテーションやテストなど、従来は対面で行っていた選考フェーズもオンラインで実施することで、効率的に選考を進めることができました。
・職員の協力
オンライン採用に対する職員の意識改革を進め、採用活動に協力してもらいました。職員が面接に同席するなど、採用活動に積極的に参加することで、応募者に対する情報提供やフォローアップなどをスムーズに行うことができました。
以上のような取り組みにより、A社はオンライン採用での成功事例を作り出すことができました。オンライン採用を取り入れる際には、A社のようにフレキシブルなアプローチを取り入れることが大切です。
まとめ
オンライン採用は、柔軟性があり、場所の制約を超えて多くの人材と接することができるメリットがありますが、評価方法の見直しやコミュニケーション不足の解消が求められます。また、リモート面接では、面接官と応募者の距離感の調整やコミュニケーションの工夫が必要です。採用担当者は、オンラインツールの活用やリモート面接のポイントについてしっかりと理解しましょう。
