面接は準備と当日の段取りが大切
応募者といえども、残念ながら全員の志望度が高いとはいえません。医療・介護人材は採用が厳しい状況が続いています。貴重な応募を取りこぼさずに採用するためには、応募から面接までの段取り（準備）をスムーズに行うことと、面接のタイムスケジュールを決めておくことが大切です。
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面接設定率がアップする連絡方法
求職者は複数の求人に応募しているケースがほとんどです。採用業務では応募者への連絡を最優先にすることが重要。たった数時間、数日で大切な応募者を選考前に逃してしまう可能性があります。競合法人に応募者を奪われないためにはスピード対応がカギになります。
(3つのポイント)
＜1＞連絡は24時間以内に
応募直後は一番熱意があるとき。早く連絡することで面接設定率が大幅アップ！
＜2＞面接候補日は複数提示
3つ程度の日時を提示して選んでもらうと、決まりやすい。
＜3＞応募から7日以内に面接実施
候補日は、7日以内を打診しましょう。熱意が高いうちに会うのがポイント
競合に差をつけるメール対応
面接の日程調整は応募者との最初のコミュニケーションです。「人間関係」を重視する応募者が増えているため、不誠実な対応は選考辞退を招きます。連絡時は誠実な対応を心がけましょう。
（メールの文面はていねいに）
応募への感謝が伝わる文面を心がけます。送る前に「採用してあげている」と上から目線になっていないか見直しましょう。電話番号やメールアドレス、担当者名がないと不親切です。送信前に誤字脱字や日時の間違いがないかも確認するとよいでしょう。
（ドタキャン防止に効く！リマインドメール）
もっとも避けたいのが当日の“ドタキャン”です。前日にリマインドメールを送ることで面接実施率が高まるので、ぜひ取り入れてみてください。
※来訪をうながすポイント
・日程はわかりやすく→例：2024年9月5日（木）15時スタート
・場所は迷わせない→例：目印や最寄駅からの道順説明、地図のリンク
面接の質は事前準備で決まる
応募者を見極めるためには面接の準備が大切です。忙しいからといって面接の直前や面接をしながら応募者の書類を確認していませんか。行き当たりばったりの面接では応募者と信頼関係を築けません。面接官は、必ず面接前に準備をし、応募者を迎えるようにしましょう。確認しておきたい3つの準備をご紹介します。
【準備1：応募者の情報を確認】
名前、経歴、志望動機などの基本情報は必ず確認する。前日までに応募書類やデータを準備しておく。
【準備2：応募者ごとに質問内容を準備】
経験者と未経験者や一般職と管理職では確認する内容も異なります。応募者に合った質問をいくつか考えておくとスムーズ。
【準備3：アイスブレイクを準備】
面接を始めるときは、挨拶や雑談から始めるとリラックスした場を作れます。季節や天気・食べ物のエピソードがおすすめ。
面接当日の段取り
面接官と応募者はお互い緊張しています。いきなり質問するのではなく、話しやすい雰囲気を作ることから始めます。また自社の良さを説明して、応募者の入職意欲を上げることも面接官の大切な役割です。
| 項目 | ポイント | |
| 1 | アイスブレイク | 初対面の同士が緊張感を和らげ、打ち解けるきっかけをつくるための手法。1～2分程度で天気や時事ネタなどの話題で雑談します。 |
| 2 | 面接官の自己紹介 | 面接はパーソナルな質問が多くなります。応募者に面接官が何者なのかを名乗ることでフェアな状態にすることがポイントです。 |
| 3 | 自社の紹介 | サービス形態や施設の規模など簡単に説明しておきます。応募者にどこの選考を受けているかを明確にしてあげると親切です。 |
| 4 | 当日の流れ | 面接の流れを説明。スケジュールと所要時間をあらかじめ案内することでお互い時間を有効に使えます。 |
| 5 | 質問 | 3～5問程度が目安です。数多く質問するよりも、1つの質問を「なぜ？」や「具体的には？」など深掘りすると本音が見えてくるでしょう。 |
| 6 | 自社アピール | 面接官は入職の動機付けをする役割も担っています。前職の経験が活かせる、待遇が改善されるなど入職後のメリットを説明しましょう。 |
| 7 | 質疑応答 | 応募者は緊張で質問しにくいので、面接官から質問がないか聞きます。質問には正直に答えることが重要です。 |
| 8 | クロージング | 来訪してくれたお礼を伝えます。選考結果の連絡がいつごろなのかを伝えると親切。終了後は出口まで見送ると好印象です。 |
応募者と信頼関係を築くテクニック
面接は採用活動の中でも特に重要なプロセスです。それは応募者にも言えることで、面接は今後の人生を左右する職場かどうかを見極める重要な場です。面接を通じ、お互いが理解し合えることが理想です。面接官は応募者が心を開き、本音を話しやすい環境づくりをしましょう。
【お互いの緊張をほぐすアイスブレイク】
場の雰囲気を和らげるために「アイスブレイク」が役立ちます。余計な力を抜くことで、話しやすくなり応募者の人柄を見抜ける可能性が高まります。
（すぐに使えるアイスブレイク例）
天気や食べ物、時事ネタなど誰でもわかりそうなものを話題に選ぶ。話題を振りつつ、面接官からパーソナルな情報を開示することで応募者との距離を縮められます。
「寒くなってきましたが、暖房はもう使っていますか？私はコタツ派です」
「暖かくなってきましたね、私は花粉症なのでつらい時期でもあります」
「何駅から来ましたか？場所はわかりにくくなかったですか？」
【意外に知らない面接の終わらせ方】
そろそろ時間なので、聞くことがなくなったからと面接官の都合で面接を終わらせていませんか。面接終了時は来てくれた感謝を伝え、次回のアクションを案内すると好印象です。
（面接の締めくくり）
面接終了時点で、応募者に「応募と来訪のお礼」「選考結果の連絡時期」「今後の選考スケジュール」の3点を伝えましょう。
「本日は、面接にお越しくださりありがとうございました。選考結果は3日程度で、メールでご連絡となります。ご縁がありましたら、二次面接を予定しています」
【選考結果の連絡はスピード勝負】
応募者は競合の選考も同時に進めています。心理的に早く決めたい気持ちがあるので、先に内定が出た方が優先される傾向があります。
（連絡の目安）
・一次面接：2日以内
・二次面接：3日以内
面接進行シートをお試しください
面接官は限られた面接時間で応募者の選考と入社の動機付けをすることが求められています。お手元に「面接進行シート」があれば、短時間で応募者と信頼関係を築け、スムーズに面接を進められます。また、選考状況をメモする欄は、面接終了後の合否判断にご活用ください。
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